کتابخانه دیجیتال
تعریف کتابخانه دیجیتال
کتابخانه دیجیتال (الکترونیکی) کتابخانه‌ای تخصصی است که در آن اسناد به جای کاغذ یا سایر رسانه‌های محلی به شکل الکترونیکی ذخیره شده‌اند. اساس این کتابخانه‌ها ذخیره مدارک به شکل الکترونیکی و نیز استفاده الکترونیکی است.
مجموعه روش ها، خدمات و ساختارهای اطلاعاتی که باعث می‌شوند تا اطلاعات در قالب یک فناوری نوین با دسترسی آسان، سریع، و گسترده ارائه شوند، کتابخانه دیجیتال نام دارد. کتابخانه دیجیتال یک نوع سیستم بازیابی اطلاعات است.
ویژگی های کتابخانه‌های دیجیتال
- کتابخانه‌های دیجیتال. وجه دیجیتال کتابخانه‌های سنتی هستند که مجموعه‌های دیجیتال و سنتی یعنی مواد الکترونیکی و کاغذی را در بر می‌گیرد.
- کتابخانه‌های دیجیتال هم به مهارت کتابداران احتیاج داردو هم مهارت دانشمندان کارآمد رایانه.
- در کتابخانه‌های دیجیتال فاصله میان جویندگان و پدید آورندگان تقریباً به صفر می‌رسد.
- کتابخانه دیجیتال علاقه‌مندان به موضوعات مشترک را از سراسر کشور کنار هم می‌آورد و به آنها امکان می‌دهد که در هرجای ایران و حتی جهان در موضوعات مورد علاقه‌شان به بحث بنشیند و این باعث می‌شود فاصله میان نخبگان کشور از بین برود و آنها بتوانند مسائل خودشان را با دانشمندان و نخبگان جهان مطرح نمایند.
- در کتابخانه‌های دیجیتال. امکان استفاده همزمان از یک منبع خاص برای استفاده کنندگان فراهم است.
- برخلاف کتابخانه‌های فیزیکی برای کتابخانه‌های مجازی دو مقوله زمان و مکان. کلمات بی مفهومی هستند.
مزایای ساماندهی الکترونیکی اسناد:
- ایجاد سهولت در آرشیو، طبقه بندی و دسترسی به اسناد
- کاهش حجم بایگانی و امکان ذخیره الکترونیک اسناد با استفاده از آرشیو الکترونیک
- بالا بردن ایمنی اسناد در مقابله با حوادث و مخاطرات
- رفع مخاطرات ناشی از جابجایی، گم شدن و بروز خرابی های فیزیکی احتمالی در اسناد
- رفع مشکل فضای فیزیکی بایگانی ها
- فراهم آوردن امکان انواع جستجو بر روی متن اسناد با فیلدهای اطلاعات
- دسترسی به اطلاعات با سرعت و سهولت با امکان تعریف سطوح مختلف امنیتی
- امکان کنترل و نظارت مدیریت بر نحوه بایگانی و نحوه دسترسی کاربران ذیربط به اسناد
- امکان تبادل مدارک اسناد بصورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی، سهولت در تکثیر با حفظ ایمنی و رعایت حدود دسترسی کاربران
- افزایش کارآیی مدیران در تصمیم گیری و اطلاع رسانی براساس اطلاعات طبقه بندی شده
برای دستیابی به مواردی که در بالا ذکر گردید انجام موارد زیر ضروری به نظر می رسد:
- تهیه فهرست و شناسنامه برای تمامی اسناد موجود در مرکز
- تهیه فایلهای اسناد جهت لینک به شناسنامه سند در قالبهای مختلف
- تعریف سطح محرمانگی برای هر سند
- تعریف و تعیین سطوح دسترسی مختلف جهت دسترسی هر کاربر به سند
در این راستا اقدامات انجام شده در مرکز اسناد و مدیریت دانش سازمان به شرح ذیل می باشد:
- تهیه فهرست توصیفی برای هر سند (شامل تعریف کلید واژه های متعدد برای هر سند برای سهولت در دسترسی و بازیابی سند، تهیه چکیده ، و مولفه های عنوان، پدید آور و غیره
- انجام طرح پایش شامل:
- تهیه لیست منابع موجود در مرکز اسناد
- دعوت از کارشناسان هر حوزه و انجام مصاحبه با آنها با هدف تعیین میزان اهمیت یک سند ، تکمیل اطلاعات مربوط به اسناد
- تهیه و ارسال نامه های مکرر با امضای ریاست محترم به معاونتها و بخشها و دفاتر سازمان با موضوع ارسال یک نسخه از تولیدات حوزه خود به کتابخانه (با هدف متمرکز کردن منابع )
- ارسال نامه به بخشهای سازمان با موضوع در اختیار نهادن فایلهای اصلی منابع با هدف به حوزه دیجیتالی کردن منابع
- کدگذاری اسناد: شامل تعریف کد برای هر سند به منظور دستیابی سریع به آنها(تهیه دستورالعمل جدیدی
در سال 96 و با جابجایی مرکز اسناد و کتابخانه از حوزه معاونت آموزش و مشارکتهای مردمی به حوزه معاونت هماهنگی و برنامه ریزی تصمیمات جدیدی در زمینه نحوه کدگذاری گزارشات و اسناد سازمان اتخاذ گردید، بدین منظور ، دستورالعمل جدیدی تهیه وکلیه کدهای پیشین منسوخ و انجام کدگذاری تمامی اسناد مطابق دستورالعمل سازمان انجام گردید.
در این شیوه کد جدیدی برای مستندات با توجه به طبقه بندی سند (محرمانه و غیر محرمانه)، اسناد برون و درون سازمانی، موضوع (نوع سند)، شماره سند و شماره ویرایش سند تعریف و تهیه گردید.