برنامه های اولویت دار معاونت هماهنگی و برنامه ریزی :
- برنامه اجرایی راه اندازی اتاق فکر سازمان
- برنامه اجرایی بهبود نمایه سازی و کیفیت محتوای فصلنامه دانش پیشگیری و مدیریت بحران
- تهيه و تدوين برنامه استراتژيک سازمان پيشگيري و مديريت بحران
- نظام ارزیابی عملکرد و پاداش
- استقرار مدیریت دانش در سازمان مدیریت بحران
- انجام طرح طبقه بندی مشاغل
- انجام مدل تعالی سازمانی به روش EFQM
برنامه اجرایی راه اندازی اتاق فکر سازمان
تشکيل اتاق فکر در سازمان پيشگيري و مديريت بحران شهر تهران با هدف فراهم سازي امکان تبادل آرا و انديشه هاي صاحبنظران و دست‌اندرکاران حوزه سوانح طبيعي و مديريت بحران و انتقال تجارب و ترسيم راهبردهاي کلان در اين حوزه، می باشد.
اعضاي اتاق فکر سازمان را حدود 24 نفر از اساتيد و خبرگان حوزه مديريت بحران به همراه رياست و معاونان سازمان تشکيل مي دهند تا علاوه بر استفاده از دانش و تجربيات متخصصان امر، چالش ها و معضلات مديريت بحران شهر تهران از طرف سازمان به ايشان انتقال يابد که امکان چاره جويي از طريق طرح ها و پروژه هاي کاربردي پژوهشي ميسر گردد. اطلاعات بیشتر>>
برنامه اجرایی بهبود نمایه سازی و کیفیت محتوای فصلنامه دانش پیشگیری و مدیریت بحران
سازمان پيشگيري و مديريت بحران شهر تهران در راستاي تحقق ماموريت‌ها و سياست‌هاي پژوهشي سازمان و مبتني بر اساسنامه سازمان پيشگيري و مديريت بحران شهر تهران، به منظور گسترش دانش مديريت بحران، فراهم آوردن بستر مناسب براي تبادل اطلاعات در زمينه مديريت بحران، کمک به ارتقاي فرهنگ عمومي جامعه از طریق طرح موضوعات كاربردي و نظري مديريت بحران و اشاعه نتايج و دستاوردهاي پژوهشي اقدام به تدوين و انتشار نشريه علمي-ترویجی دانش پیشگیری و مديريت بحران مي كند. اطلاعات بیشتر>>
تهيه و تدوين برنامه استراتژيک سازمان پيشگيري و مديريت بحران
برنامه ريزي به عنوان يكي از مهم ترين اركان مديريت ، حلقه اتصال زمان حال با آينده تلقي مي گردد. برنامه ريزي، روش نظام مند و عقلايي بررسي آينده است تا معين شود چه كاري را مي توان براي نيل به آينده مطلوب انجام داد و چگونه مي توان از آينده نامطلوب دوري جست.
در اين ميان برنامه ريزي استراتژيك و راهبردي نوعي از برنامه ريزي محسوب مي شود كه مستلزم تنظيم آگاهانه اهداف مطلوب سازمان با توجه به مقتضيات محيطي و به كارگيري رويكردي مناسب براي تامين اهدافي است كه بلند مدت بوده و به دنبال تحقق آينده مطلوب مي باشد.
برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک ، در عصر حاضر با توجه به پیچیدگی های موجود و تغییرات روزافزون کسب و کارها به یکی از مسائل مهم موفقیت کسب و کارها تبدیل شده است و ضرورت تدوين سند جامع برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک سازمان ها غیر قابل انکار و اجتناب ناپذیر است.
برنامه ریزی استراتژیک فرایند تغییر مستمر و هدف گرا در سازمان است، برنامه ریزی استراتژیک نگاه به آینده دارد و به این مسئله توجه دارد که جهان بعد از ۵ الی ۱۰ سال چه تفاوتهایی با اکنون خواهد داشت و درصدد خلق آینده سازمان برمبنای آن چیزی است که احتمال می رود در آینده ایجاد شود به طور خیلی خلاصه می توان گفت برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک چیزی جز انتخاب نیست، انتخاب اینکه با توجه به مولفه های درونی و بیرونی سازمان ما به کدام سمت حرکت خواهیم کرد.
استراتژی نقش هدایت‌کنندگی و جهت‌دهی به سازمان را برای حضور در بازار رقابتی ایفا میکند. به همین دلیل، برنامه‌ریزی استراتژیک، و استراتژی رقابتی توجه روزافزون مدیران را به خود جلب کرده است. اما باید توجه داشت که استراتژی و برنامه ریزی استراتژیک بدون در نظر گرفتن تناسب میان سازمان و استراتژی؛ تبدیل استراتژی به اقدامات عملیاتی؛ و استقرار تفکر استراتژیک در ذهن اعضای سازمان نتیجه اثربخش را به همراه نخواهد داشت.
برنامه ريزي استراتژيك به طور معمول در سطوح عالي سازمان صورت مي گيرد و چارچوبي را براي برنامه ريزي عملياتي ترسيم مي كند.
از اين رو، با توجه به اهميت شهر تهران به عنوان پایتخت سياسي و اقتصادي کشور و از طرفي شرايط زمين‌شناسي و توپوگرافي و وجود مخاطرات متعدد در شهر تهران به ويژه قرارگيري آن در پهنه با خطر لرزه‌اي بسيار زياد، وجود گسل‌هاي متعدد در داخل و خارج شهر و احتمال وقوع زلزله در كلان‌شهر تهران و همچنين قرار گيري در مسير رود دره ها و احتمال وقوع سيلاب، در معرض آسيب هاي متنوع ناشي از وقوع حوادث طبيعي و غير طبيعي نظير زلزله، سيل و فرونشست مي باشد.
لذا با توجه به مسئوليت و اهداف مشخص شده سازمان پيشگيري و مديريت بحران شهر تهران در اسناد بالادستي، علي الخصوص اساسنامه سازمان و مجوز تقويت و عملياتي نمودن سيستم مديريت بحران شهر تهران مصوب شوراي اسلامي شهر تهران در راستاي كاهش خطر پذيري شهر و افزايش ضريب ايمني شهر و شهروندان ، و همچنين جهت اجرايي نمودن احكام و اهداف" برنامه 5 ساله سوم توسعه شهر تهران" و دستيابي به شاخص هاي راهبردي و سطح دوم فصل ماموريت ايمني و مديريت بحران و رسيدن به اولويت و مساله كليدي " ايمني و تاب آوري شهر در برابر زمين لرزه و حوادث غير مترقبه" مصوب شوراي اسلامي شهر تهران و انجام اقدامات و هماهنگي هاي لازم جهت افزايش كارايي سيستم مديريت بحران شهر، نياز به مشخص شدن چشم انداز، راهبردها و برنامه عملياتي و نقشه راه سازمان در محيط پرتطالم كنوني مي باشد.
مراحل انجام پروژه:
- مرحله اول مباني ، مفاهيم و تحليل تجارب داخلي و خارجي
- مرحله دوم تبيين و شناخت وضعيت موجود
- مرحله سوم تحليل استراتژيك وضعيت موجود
- مرحله چهارم تبيين وضعيت مطلوب و چشم انداز
- مرحله پنجم تدوين راهبردها ، تدوين برنامه عملياتي، ليست اقدامات و نقشه راه برنامه استراتژي سازمان
نظام ارزیابی عملکرد و پاداش
حساس بودن فعالیتهایی که در حوزه مدیریت بحران و به طور خاص در سازمان مطرح هستند از طرح ریزی گرفته تا اجرا، از فعالیتهای پیش از بحران گرفته تا فعالیتهای پس از آن، همه و همه هنگامی امکان تحقق خواهند داشت که نیروی مدیریتی شایسته و توانمند، چرخ محرکه آنها را به حرکت در آورده و کل نگرانه به کنترل کلیه امور بپردازد. باید یادآور شد که مدیران همواره نقشی مهم و حیاتی در موفقیت سازمان ایفا میکنند؛ زیرا تاثیرات و پیامدهای ناشی از موفقیت سازمان به طور مستقیم با جان و مال مردم و استواری کشور حتی در عرصه بین المللی در ارتباط است و این نکته اهمیت وجود مدیران کارآمد را بیشتر میکند. شایستگی مدیران از دو جنبه برای سازمان قابل ملاحظه است؛
- تطابق شایستگی مدیران با قابلیتها و توانمندیهای مورد نیاز برای تحقق راهبردها و اهداف سازمان
- ضرورت همگامی شایستگی مدیران با تغییرات و روزآمدی دانش و مهارتهای حوزه مربوطه.
از این رو نیاز به طرحهای ارزیابی مدیران به منظور سنجش توانمندیها، انجام تحلیلهای مناسب و ارائه برنامه های توسعه ایشان و ارایه پاداش ( و یا قطع همکاری در صورت مشاهده عدم کفایت)، امری ضروری در سازمان به نظر میرسد. رئوس اصلی شرح خدمات این پروژه به شرح ذیل قابل ارائه میباشد:
- فاز اول: طرح ریزی
- الگوبرداری از استانداردها
- مطالعه و شناسایی جایگاههای مدیریتی سازمان
- مطالعه شرح وظایف مدیران
- طراحی و دسته بندی حوزه های ارزیابی
- طراحی شاخص در هر یک از حوزه های ارزیابی
- فاز دوم: اجرا
- تدوین برنامه زمانبندی
- مصاحبه با مدیران
- مطالعه گزارشها و مستندات عملکردی مدیران
- ارزیابی مدیران، تجمیع و تحلیل اطالعات حاصل از ارزیابی
- صدور کارنامه برای هر مدیر
هدف از پیاده سازی نظام ارزیابی عملکرد و پاداش عبارت است از سنجش، ارزش‌گذاری و قیاس عملکرد واحدهای مختلف سازمان و مناطق در بازه زمانی یک‌ساله، بر اساس مأموریت، تکالیف قانونی و ارزش‌های حاکم بر سازمان که با توجه به معیارهای اثربخشی، کارایی و اقتصادی بودن به منظور موارد ذیل صورت می گیرد :
- ارتقای پاسخگویی و شفافیت در حوزه های مدیریتی سازمان و مناطق
- تدقیق اهداف، سیاست‌ها، وظایف و برنامه‌های ابلاغی
- تکمیل چرخه بودجه‌ریزی عملیاتی از طریق بازخوردهای نتایج ارزیابی
- استفاده از نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد در ارتقا و جابجایی مدیران و کارشناسان
- تشویق واحدهایی که عملکرد برتر داشته‌اند با استفاده از سازوکارهای مناسب
دستورالعمل نظام ارزیابی عملکرد و پاداش برای حوزه‌های مختلف سازمانی و مناطق و در دو بخش شاخص‌های عملکرد عمومی و اختصاصی تدوین خواهد شد . که هدف از اندازه گیری شاخص های عمومی : مدیریت دارایی‌های نامشهود از جمله مدیریت سرمایه های انسانی، مدیریت دانش (تحقیق و توسعه)، مدیریت خلاقیت و نوآوری، مدیریت اعتبار، مدیریت فرایندها، سیستم‌ها و روش‌های انجام کار و مدیریت ساختار، تشکیلات و معماری سازمانی می باشد . در بخش ابعاد اختصاصی نیز با نظارت بر اجرای احکام برنامه‌های کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت مصوب سازمان و مراجع بالا دستی ، بر تحقق اهداف کمی برنامه‌های سالیانه بر اساس بودجه مصوب در قالب مأموریت‌ها و رعایت تدابیر و دستورات پرداخته خواهد شد .
با استفاده از خدمات مشاور متخصص موضوع ، با بررسی مهمترین و متداولترین الگوها و مدل‌های اجرای فرآیند ارزیابی عملکرد از جمله : الگو فرآیند تحلیل سلسله مراتبی AHP ، نظام مدیریت کیفیت ایزوISO ، هرم عملکرد ، نظام کارت امتیازی متوازن BSC ، فرایند کسب و کار ، نظام مدیریت بر مبنای هدف MBO و مدل مالکوم بالدریج ، مدل مناسب سازمان احصا و پیاده سازی خواهد شد .
استقرار مدیریت دانش در سازمان مدیریت بحران
كلان شهر تهران با بيش از ده ميليون نفر جمعيت به لحاظ وجود گسل‌هاي اصلي وفرعي متعدد در مناطق شمالي و جنوبي شهر ،بافتهاي فرسوده ، معابر غيراستاندارد ،تاسيسات ناايمن ، تراكم جمعيتي وساختماني انبوه داراي ظرفيتهاي خطرپذيري بالايي می باشد ، این درحالیست که به منظور پیشگیری و مقابله با بحران در اين كلان شهر 86 نهاد وسازمان داراي مسئوليت بوده ، ضرورت انجام كاركرد گروهی در مواجهه با حوادث و بلاياي طبيعي ، لزوم تعريف مدیریت دانش با جهت بهره گیری از اطلاعات در تصمیم گیری های مدیریتی و وحدت فرماندهی را به عنوان عنصر کلیدی موفقیت در مواجهه با رویدادها و حوادث گذشته فراهم خواهد نمود.
سازمان پیشگیری و مدیریت بحران شهر تهران به عنوان یک سازمان دانش محور ، متشکل از افراد متخصص و رهبران هماهنگ کننده قوانین و رویه های مختلف می باشدکه نقش مهمی در ستاد مدیریت بحران دارند .
بر این اساس ضروری می باشد نگهداشت دانش کاربردی سازمان براساس ملاحظات ذیل انجام پذیرد:
- به‌کارگیری مکانیزم‌هایی جهت شناسایی، خلق، تسهیم و کاربرد دانش
- حفظ دانش و مهارتهای قابل مستندسازی نیروهای قدیمی و در حال بازنشستگی
ارتقای سطح عملکرد مجموعه از طریق توسعه نظام مدیریت دانش مبتنی بر ملاحظات زیر:
- خلق و تبدیل شدن به سازمان یادگیرنده
- بهبود یادگیری سازمانی پرسنل از طریق تسهیم دانش کاربردی
- ارتقای سطح عملکردی پرسنل از طریق کاربرد دانش آشکار و مدون در حوزه‌های کاری سازمان
- عدم نیاز به آموزش‌های چندباره از طریق به‌کارگیری مجدد دانش سازمانی
- بیشینه‌سازی ارزش سرمایه‌های فکری سازمان و توانمندی مدیریت سرمایه‌های فکری
انجام مدل تعالی سازمانی به روش EFQM
سازمان های متعالی، دارای سيستم مديريت مؤثری هستند که بر مبنای آن خواسته‌ها و انتظارات کليه ذينفعان برآورده می شود. اطمينان از اجرای نظام‌مند خط مشی‌ها، استراتژی‌ها، اهداف و برنامه های سازمان، از طريق مجموعه ای شفاف و يكپارچه از فرآيندها تضمين می شود. اين فرآيندها به گونه ای مؤثر جاری سازی و مديريت شده و همواره بهبود می‌يابند. تصميم گيری بر اساس اطلاعات واقعی و قابل اطمينان از عملکرد حال و مورد انتظار، توانمندی های فرآيندها و سيستم‌ها، خواسته‌ها، انتظارات و تجربيات ذينفعان و همچنين عملکرد ساير سازمان‌ها ، انجام می شود. ريسک‌ها و مخاطرات، بر اساس شاخص های مناسب عملکردی، شناسايی شده و به شکلی مؤثر مديريت می شوند. سازمان‌ها با روش های کاملا حرفه ای اداره می شوند و تمامی الزامات بيرونی را پاسخ داده و حتی از آن فراتر نيز می‌رود. شاخص های پيش‌گيرانه مناسب، تعريف و بکار گرفته می شود تا اطمينان خاطر کليه ذينفعان تأمين و حفظ شود.
خدمات قابل ارائه در مشاوره EFQM مدل تعالی سازمان :
خود ارزیابی سازمان بر مبنای مدل سرآمدی
نقاط قوت و فرصت های بهبود سازمان با استفاده از روش خود ارزیابی بر مبنای مدل های در خواستی سازمان مشخص می گردد برخی از خدمات خود ارزیابی مدل تعالی سازمانی EFQM در حوزه مشاوره EFQM به شرح زیر می باشد :
- خود ارزیابی به روش پرسشنامه
- خود ارزیابی به روش پرسشنامه و کارگاهی
- خود ارزیابی به روش پروفورما
- خود ارزیابی به روش شبیه سازی جایزه
- خود ارزیابی به روش های تلفیقی
- ارزیابی مستقل با توجه به درخواست سازمان مشتمل بر ارزیابی مستقل EFQM ، ارزیابی مستقل مالکو بالدریج ، ارزیابی مستقل بر مینای مدل دمینگ و ...
- انجام پروژه های بهبود مشتمل بر مشاوره مدیریت منابع انسانی ، مشاوره مدیریت استراتژیک ، مشاوره ابزارهای مدیریتی نظیر روش ارزیابی 360 درجه و ...
و در نهایت عملکرد فعالیت های سازمان در قالب کتابچه اظهارنامه تعالی بر اساس اصول و منطق مشخص شده در مدل درخواستی توسط تیم مشاوره مربوطه مستند می گردد.